Antes do Colegiado

• Alinhar pauta com a chefia. No SEI (caixa IE/MAT) ir em Blocos de reunião do Colegiado e ver processos que precisam do aval do Colegiado. Incluir esses processos em pauta.
• Uma semana antes do  Colegiado (sempre na sexta-feira) mandar e-mail aos membros e perguntar se eles têm sugestões de pautas. ** Os membros são os docentes, 1 representante dos técnicos, e um representante CG, CPG, NDE Comissão de Informática, Comissão de Extensão, Conselho de Coordenadores
• Fazer um processo no SEI Organização e Funcionamento: Reuniões> Inserir Circular. Na Circular é feita a convocação e pauta. Encaminhar a convocação para todos os membros 48 horas antes da reunião; 
• Colocar o processo no SEI em Acompanhamento Especial -> Reunião do Colegiado.

** se tiver lanchinho os colegas que ofertam deverão providenciar. Geralmente no primeiro Colegiado do ano uma lista circula entre os membros para que estes insiram seu nome caso deseje. Na convocação coloca-se uma observação " O lanche será ofertado pelos colegas Xxxxx e Yyyyyy", sempre em dupla.

Durante o colegiado

• Recomenda-se que a reunião seja gravada para que melhor se faça a ata.

Após o Colegiado

• Fazer todos os despachos dos processos apreciados  preferencialmente, no primeiro dia útil após a reunião;
• Fazer no mesmo SEI da convocação a ata da reunião;
• Encaminhar a ata para revisão da chefia. A ata deverá ser enviada aos membros na convocação como arquivo anexo. ** Importante que a ata seja lavrada pelo servidor técnico, e após aprovação a chefia assina embaixo ratificando.
• Após aprovação, arquivar o processo.